Die Lohnbuchhaltung umfasst die betriebliche Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen der in einem Unternehmen beschäftigen Mitarbeiter. Daneben sind die Personalstammdaten zu verwalten, Jahreskonten zu führen und diverse Meldungen und Nachweise zu erstellen.
Bei der monatlichen Lohnbuchhaltung wird der steuerpflichtige Arbeitslohn ermittelt. Hierzu gehören alle laufenden oder einmaligen Einnahmen, Geld- oder Sachleistungen. Diese sind bis zu einer bestimmten Höhe lohnsteuerfrei. Zu den Einnahmen zählen auch Abfindungen, Aufwandsentschädigungen, Jubiläumszuwendungen oder Reisekostenvergütungen.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, auf die Einnahmen anfallende Lohn- und Kirchensteuer, Solidaritätszuschläge und Sozialversicherungsbeiträge einzubehalten und entsprechend abzuführen. Der verbleibende Betrag ist der an den Arbeitnehmer auszuzahlende Nettolohn.
Vor der Berechnung der Lohnsteuer wird der steuerpflichtige Arbeitslohn um eventuelle Freibeträge gekürzt. Die Höhe der Lohnsteuer ist außerdem von der Steuerklasse des Arbeitnehmers abhängig.
Arbeiter und Angestellte sind grundsätzlich in der Sozialversicherung hinsichtlich der Rentenversicherung, Kranken- und Pflegeversicherung sowie der Arbeitslosenversicherung pflichtversichert. Von dieser allgemeinen Versicherungspflicht sind beispielsweise Beamte, Soldaten oder geringfügig Beschäftigte ausgenommen. Die Beitragssätze sind gesetzlich vorgegeben. Arbeitslohn, der der Lohnsteuer unterworfen ist, ist zugleich Bemessungsgrundlage für die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge.
Die Lohnbuchhaltung erfasst, pflegt und verwaltet die Personalstammdaten der Mitarbeiter. Diese beinhalten neben den persönlichen Angaben wie Name, Geburtsdatum, Adresse und Bankverbindung für die Lohnberechnung wichtige Daten wie Familienstand, Steuerklasse und Kirchensteuerabzugsmerkmale. Für spätere Abrechnungen gegenüber den Sozialversicherungsträgern müssen auch SV-Nummer, Krankenkasse und Tätigkeitsschlüssel registriert sein. Weiterhin werden Angaben für die regelmäßige Arbeitszeit und die im Arbeitsvertrag festgelegten Urlaubstage erfasst.
An das zuständige Finanzamt des Unternehmers müssen monatlich, quartalsweise oder jährlich die Lohnsteueranmeldungen übermittelt werden. Außerdem müssen an die für die Arbeiter und Angestellten zuständigen Krankenkassen regelmäßig Beitragsnachweise versendet werden. Nimmt ein Arbeitnehmer seine Tätigkeit auf, wird er durch die Lohnbuchhaltung bei seiner Krankenkasse angemeldet. Scheidet er aus dem Unternehmen aus, erfolgt eine Abmeldung unter anderem mit Angaben vom Beschäftigungszeitraum, der Höhe des erzielten Gesamtarbeitsentgeltes und speziell für die Berufsgenossenschaft des Unternehmens der geleisteten Arbeitsstunden. Jahresmeldungen mit den gleichen Angaben pro Arbeitnehmer erfolgen jeweils nach Ablauf eines Kalenderjahres. Dann wird ebenfalls die elektronische Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt des Arbeitnehmers versendet.
Gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen werden hier meist externe Steuerberater tätig, da sich der Einsatz einer eigenen Abteilung in keiner Weise rentiert. Eine gute Anlaufstelle, welche auch vom Focus empfohlen wurde, ist die Kanzlei Groll, Gross & Steiner, sesshaft im schönen München.
Bildquelle: © matttilda – Fotolia.com
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